ChatGPTで変わる事務仕事！職種別・業務別の活用＆プロンプト完全ガイド

今回は、事務仕事でChatGPT使用する手順を紹介します。

• 総務事務
• 経理事務
• 人事事務
• 営業事務

この4つに焦点を置きます。

AIで事務作業はどう変わる？ChatGPT活用のメリット

ChatGPTをはじめとするAIツールの登場により、事務職の働き方は大きく変わろうとしています。

定型的な文書作成、データ整理、情報検索など、これまで時間がかかっていた業務を効率化できるようになりました。

ChatGPTを活用することで、以下のようなメリットが得られます。

１．単純作業にかかる時間を削減し、より創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになります。

２．文章作成のスピードが向上し、表現の幅も広がります。また、24時間いつでも利用できるため、急ぎの業務にも対応可能です。

３．業務知識の習得やスキルアップのサポートツールとしても活用できます。

事務職こそAIを使うべき3つのメリット

第一に、事務職は文書作成業務が多いという特徴があります。

メール、報告書、議事録、マニュアルなど、日々さまざまな文書を作成する事務職にとって、ChatGPTは強力なアシスタントになります。

文章の下書き作成、表現の改善、構成の提案など、文書作成のあらゆる場面で活用できます。

第二に、定型業務の効率化が可能です。

毎月繰り返す報告書作成、同じようなパターンのメール返信、データの集計と分析など、定型的な業務はAIの得意分野です。

これらの業務を効率化することで、時間的余裕が生まれ、より重要な業務に注力できます。

第三に、専門知識のサポートが受けられます。経理、労務、法務など、事務職には専門的な知識が必要な場面が多くあります。

ChatGPTは幅広い知識を持っているため、わからない用語の説明や、業務の進め方のアドバイスを受けることができます。

ただし、重要な判断は必ず人間が行い、専門家に確認することが大切です。

「作業」と「判断」は、異なります。

「作業→AIの活用」「判断を人が行う」と業務内容を分ける必要があります。

事務職がAIを使う際のデメリット

AIを活用する際には、メリットだけでなくデメリットも理解しておくことが重要です。

まず、情報セキュリティのリスクがあります。

ChatGPTに入力した情報は外部のサーバーに送信されるため、機密情報や個人情報を誤って入力してしまうと情報漏洩のリスクがあります。

社内規程でAIツールの使用が制限されている場合もあるため、利用前に必ず確認が必要です。

次に、回答の正確性が保証されないという問題があります。

ChatGPTは時に誤った情報や古い情報を提供することがあります。

特に専門的な知識や最新の法令、制度に関する情報は、必ず信頼できる情報源で確認する必要があります。

AIの回答を鵜呑みにすることは危険です。

また、過度な依存による思考力の低下も懸念されます。

すべての文章作成や問題解決をAIに頼りすぎると、自分で考える力や文章力が低下する可能性があります。

AIはあくまで補助ツールとして活用し、主体的に考え、判断する姿勢を保つことが大切です。

さらに、業務の属人化が進むリスクもあります。

ChatGPTの使い方やプロンプトの工夫は個人のスキルに依存するため、チーム内で知識や成果物の共有が不十分だと、業務の標準化や引き継ぎが難しくなる可能性があります。

組織として活用ルールを整備することが重要です。

使い方、プロンプトを共有し同じレベルのスキルにする必要があります。

総務事務での活用法

社内規程・マニュアルの作成支援

総務事務では、社内規程やマニュアルの作成・更新が重要な業務の一つです。

ChatGPTに「テレワーク規程の目次案を作成してください」「新入社員向けのオフィス利用マニュアルの構成を考えてください」といった指示を出すことで、骨組みとなる構成案を素早く得られます。

既存の規程を更新する際も、変更点を伝えれば改訂案の作成をサポートしてもらえます。

社内アンケートの質問文作成

従業員満足度調査や社内イベントのアンケートを作成する際、ChatGPTは効果的な質問文の作成を支援します。

「働き方改革に関する社内アンケートの質問項目を10個考えてください」といった依頼により、多様な視点からの質問案を得られます。

質問の表現が適切か、誘導的になっていないかのチェックにも活用できます。

議事録の整理・要約

議事録は、専門的なAIの活用がおすすめです。

録画、録音をするだけで文章を記録するAIもあるため議事録の最初のステップとして効果的です。

会議のメモから議事録を作成する際、ChatGPTは箇条書きのメモを整った文章に整理したり、長い議事録を要点だけにまとめたりすることができます。

「以下のメモを正式な議事録の形式に整えてください」と依頼することで、読みやすい文書に仕上げられます。

ただし、重要な決定事項や数字については必ず人間が確認することが必要です。

経理事務での活用法

経費精算のチェックリスト作成

経費精算業務では、確認すべき項目が多岐にわたります。

ChatGPTに「経費精算のチェックリストを作成してください」と依頼すれば、領収書の有無、日付の確認、金額の整合性、承認者の確認など、漏れのないチェック項目を提案してもらえます。

これをベースに、自社のルールに合わせてカスタマイズすることで、業務の標準化と品質向上につながります。

会計用語の解説・仕訳例の確認

経理業務では専門的な会計用語や仕訳の知識が必要です。

「減価償却とは何か、わかりやすく説明してください」「備品購入時の仕訳例を教えてください」といった質問により、基礎知識の確認や学習に活用できます。

ただし、実際の会計処理は税法や会計基準に基づいて行う必要があるため、重要な判断は必ず専門家や上司に確認しましょう。

月次報告書のドラフト作成

月次の財務報告書や経営報告書の作成において、ChatGPTはドラフト作成をサポートします。

「売上が前月比10%増加した理由を分析するコメントを作成してください」といった依頼により、報告書に記載する文章の下書きを得られます。

数値データは必ず正確性を確認し、分析内容も実態に即しているか検証する必要があります。

人事事務での活用法

求人票の作成サポート

採用活動において、魅力的な求人票の作成は重要です。

プロンプトを入力する前に必須項目を整理しておくと、スムーズに進めることができます。

ChatGPTに「営業事務の求人票を作成してください。勤務地は東京、未経験者歓迎、Excel必須スキル」といった条件を伝えることで、求職者に訴求力のある求人票の下書きを作成できます。

複数のバリエーションを作成して比較検討することも可能です。

社内通知文の文面作成

休暇制度の変更、健康診断のお知らせ、福利厚生の案内など、従業員向けの通知文を作成する機会は多くあります。

ChatGPTに「健康診断実施のお知らせメールを作成してください」と依頼すれば、適切な文面の提案を受けられます。

トーンや表現を調整したい場合は、「もっとフレンドリーな表現にしてください」といった追加指示も有効です。

ただ、あくまでひな形であることを理解することも重要です。

研修資料の構成案作成

新入社員研修やスキルアップ研修の資料を作成する際、ChatGPTは構成案の作成や内容の整理に役立ちます。

「ビジネスマナー研修の3時間プログラムの構成を考えてください」といった依頼により、効果的な研修の流れを提案してもらえます。

各項目の説明文や、具体例の作成にも活用できます。

ビジネス研修資料では社内情報を含む場合が多く、構成、内容の見本としてChatGPTの回答を参考にする範囲での使用をオススメします。

営業事務での活用法

顧客へのメール文面の改善

取引先とのやり取りでは、適切で丁寧なメール文面が求められます。

自分が書いた文面をChatGPTに「このメールをより丁寧で分かりやすい表現に改善してください」と依頼することで、ブラッシュアップできます。急ぎの依頼、お詫び、お礼など、状況に応じた適切な表現の提案も受けられます。

提案書・見積書のテンプレート作成

提案書や見積書の作成では、体裁の整った文書が必要です。

ChatGPTに「サービス提案書のテンプレートを作成してください」と依頼すれば、表紙、会社概要、サービス内容、価格、条件などの標準的な構成を提案してもらえます。

これをベースに自社用にカスタマイズすることで、業務の効率化と品質の標準化が図れます。

ChatGPTは入力した内容の回答となるため必要項目を事前に確認しておく必要があります。

データ分析結果の解釈サポート

売上データや顧客データの分析結果を報告書にまとめる際、ChatGPTは数値の傾向分析や考察のサポートをします。

「今月の売上が前月比15%減少しました。

この数値から考えられる要因を挙げてください」といった質問により、多角的な視点での分析案を得られます。

より細かい回答が欲しい場合は、先に分析レポート作成を行う指示を行い、それに沿って段階的に使用すると良いでしょう。

ただし、実際の要因は社内の状況を踏まえて判断する必要があります。

メール作成を効率化する使い方

日々大量のメールを処理する事務職にとって、メール作成の効率化は大きな時間節約につながります。

ChatGPTは、状況に応じた適切なメール文面の作成をサポートします。

「会議日程の調整メールを作成してください」「納期遅延のお詫びメールを書いてください」といった具体的な指示により、そのシーンに適した文面が得られます。複数の相手に同じ内容を送る場合も、個別の状況に応じて微調整したバリエーションを素早く作成できます。

また、受信したメールへの返信も効率化できます。

「以下のメールに対して、前向きに検討する旨の返信を作成してください」といった依頼により、適切な返信文を得られます。

英文メールの作成や翻訳にも活用でき、グローバルなビジネスコミュニケーションにも対応できます。

Excel関数・マクロのサポート

Excelは事務職に欠かせないツールですが、複雑な関数やマクロの作成には専門知識が必要です。

ChatGPTは、これらの技術的な課題を解決するサポートをします。

「VLOOKUP関数の使い方を教えてください」「条件に応じて色を変えるマクロを作成してください」といった質問により、具体的な数式やコードの提案を受けられます。

エラーが出た場合も、エラーメッセージを伝えることで原因と解決方法を教えてもらえます。

また、「複数のシートから特定の条件のデータを抽出して集計したい」といった業務要件を伝えれば、実現するための方法を段階的に説明してもらえます。これにより、Excel スキルの向上にもつながります。

資料作成のアイデア出し

プレゼン資料や報告書を作成する際、構成やコンテンツのアイデアに悩むことがあります。

ChatGPTは、アイデア出しの強力なパートナーになります。

「四半期報告会のプレゼン資料の構成案を考えてください」といった依頼により、効果的な資料の流れを提案してもらえます。

また、「業務改善提案書に盛り込むべき項目を教えてください」といった質問で、必要な要素を洗い出すことができます。

グラフや図表の選び方についても相談できます。

「月次の売上推移を見せるのに適したグラフは何ですか」といった質問により、データの性質に応じた最適な可視化方法の提案を受けられます。

データ整理・分類の自動化

大量のデータを整理・分類する作業は時間がかかりますが、ChatGPTを活用することで効率化できます。

顧客情報、商品データ、アンケート結果などのデータを分類する際、「以下の顧客リストを業種別に分類してください」といった依頼が可能です。

また、不揃いなデータを標準化する際も、「住所表記を統一してください」といった指示により、整形されたデータを得られます。

テキストデータからキーワードを抽出したり、長い文章を要約したりする作業にも適しています。

大量の顧客フィードバックから主要な意見を抽出する、といった分析作業も支援してもらえます。

すぐに使える！ChatGPTプロンプト例集

実務で即座に活用できるプロンプト例をいくつか紹介します。

メール関連では、「〇〇様への会議日程変更の依頼メールを、丁寧な表現で作成してください」「以下の問い合わせメールに対して、確認して後日返答する旨の返信を作成してください」といった使い方ができます。

文書作成関連では、「テレワーク時の勤怠管理ルールを箇条書きで5つ作成してください」「以下の議事メモを正式な議事録の形式に整えてください」といった依頼が有効です。

データ分析関連では、「売上が前年同期比20%減少した場合に考えられる要因を5つ挙げてください」「顧客満足度アンケートで重視すべき質問項目を10個提案してください」といった活用ができます。

Excel関連では、「A列とB列の値を比較して一致しない行を抽出する方法を教えてください」「日付から曜日を自動で表示する数式を教えてください」といった質問が役立ちます。

注意点：AIに任せてはいけない業務とは

ChatGPTは便利なツールですが、すべての業務を任せられるわけではありません。

以下の点に注意が必要です。

機密情報の取り扱いについては特に慎重である必要があります。

顧客の個人情報、社外秘の財務データ、未発表の新規事業計画など、機密性の高い情報をChatGPTに入力してはいけません。

これらの情報が学習データとして使用される可能性や、情報漏洩のリスクがあります。

最終的な判断や承認は必ず人間が行う必要があります。

ChatGPTの提案はあくまで参考情報であり、重要な業務判断、契約内容の確定、金額の承認などは、必ず人間が責任を持って行わなければなりません。

正確性が求められる専門業務にも注意が必要です。

法律的な判断、税務処理、会計基準の適用など、専門的な知識と正確性が求められる業務では、ChatGPTの回答を鵜呑みにせず、必ず専門家に確認しましょう。

ChatGPTは誤った情報を提供することもあるため、重要な事項は複数の情報源で確認することが大切です。

リアルタイム性が必要な情報についても限界があります。

ChatGPTは学習時点までの情報しか持っていないため、最新の法改正、制度変更、市場動向などについては、別途最新情報を確認する必要があります。

ChatGPTを使いこなして生産性アップを実現しよう

ChatGPTは、事務職の業務効率を大きく向上させる可能性を持つツールです。

文書作成、データ整理、情報検索など、日常的な業務のさまざまな場面で活用できます。

効果的に活用するためには、ChatGPTの得意分野と限界を理解し、適切な場面で使い分けることが重要です。

定型的な業務や下書き作成には積極的に活用し、最終的な確認や重要な判断は人間が行うという役割分担を意識しましょう。

また、ChatGPTを使うことで空いた時間を、より創造的で付加価値の高い業務に充てることができます。

顧客対応の質の向上、業務プロセスの改善提案、チーム内のコミュニケーション強化など、人間にしかできない業務に注力することで、組織全体の生産性向上につながります。

まずは小さな業務から試してみて、徐々に活用範囲を広げていくことをお勧めします。

日々の業務の中でChatGPTを使いこなし、より効率的で充実した働き方を実現しましょう。